Portaria n.º 684/2001
de 5 de Julho

Dada a multiplicidade de entidades intervenientes no Sistema Nacional de Controlo do QCA III instituído pelo Decreto-Lei n.º 54-A/2000, de 7 de Abril, e cujo funcionamento foi regulado pelo Decreto-Lei n.º 168/2001, de 25 de Maio, importa estabelecer o modo como essas entidades se relacionam entre si, tendo em vista o eficiente funcionamento do Sistema, baseado na suficiência, complementaridade e relevância das respectivas intervenções, de acordo com o estabelecido no Decreto-Lei n.º 166/98, de 25 de Junho, que institui o Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado.
A suficiência implica garantir que o conjunto das acções realizadas assegura a inexistência de áreas não sujeitas a controlo ou sujeitas a controlos redundantes.
Por outro lado, a complementaridade pressupõe uma concertação da actuação das entidades responsáveis pelo exercício do controlo, no âmbito das respectivas áreas de intervenção, quanto às fronteiras a observar e aos critérios e métodos a utilizar.
Finalmente, a relevância tem subjacente o planeamento e realização das intervenções com base na avaliação do risco e materialidade das situações objecto de controlo.
No que respeita ao controlo relativo à execução das intervenções operacionais, é indispensável garantir o fornecimento da informação e o acesso aos dados necessários ao planeamento e desenvolvimento das actividades do Sistema Nacional de Controlo, bem como o tratamento da informação decorrente das acções de controlo efectuadas.
De modo a assegurar que a Comissão Europeia seja sistematicamente informada das medidas adoptadas para protecção dos interesses financeiros da Comunidade Europeia, é necessário criar um modelo de coordenação do tratamento da informação relativa à comunicação de irregularidades no âmbito dos fundos estruturais, para evitar acções avulsas, sobrepostas ou divergentes e para dar cumprimento ao disposto na alínea e) do n.º 1 do artigo 38.º do Regulamento (CE) n.º 1260/99, do Conselho, de 21 de Junho.
Importa, ainda, ter em conta o Regulamento (CE) n.º 438/2001, da Comissão, de 2 de Março, que estabelece as regras de execução do Regulamento (CE) n.º 1260/99, do Conselho, de 21 de Junho, no que respeita aos sistemas de gestão e de controlo das intervenções no quadro dos fundos estruturais.
Nestes termos, ao abrigo do disposto no n.º 3 do artigo 44.º do Decreto-Lei n.º 54-A/2000, de 7 de Abril, e do n.º 1 do artigo 7.º e do n.º 3 do artigo 9.º, ambos do Decreto-Lei n.º 168/2001, de 25 de Maio:
Manda o Governo, pelos Ministros da Presidência, dos Negócios Estrangeiros, da Defesa Nacional, da Administração Interna, das Finanças, do Equipamento Social, da Justiça, da Economia, do Planeamento, da Agricultura, do Desenvolvimento Rural e das Pescas, da Educação, da Saúde, do Trabalho e da Solidariedade, do Ambiente e do Ordenamento do Território, da Cultura, da Ciência e da Tecnologia, da Reforma do Estado e da Administração Pública e da Juventude e do Desporto, o seguinte:

CAPÍTULO I
Disposições gerais
1.º
Objectivo

A presente portaria tem por objectivo estabelecer as modalidades de articulação entre os diferentes níveis de controlo do Sistema Nacional de Controlo do Quadro Comunitário de Apoio III (2000-2006), adiante designado abreviadamente por SNC, e definir as condições de fornecimento e acesso à informação relevante para o controlo.

2.º
Definições

Para efeitos da presente portaria, entende-se por:

a) Entidades coordenadoras - as entidades responsáveis pela coordenação do controlo de segundo nível, identificadas no n.º 2 do artigo 7.º do Decreto-Lei n.º 168/2001, de 25 de Maio;
b) Entidades responsáveis pelo controlo de primeiro nível - os gestores das intervenções operacionais, e nas Regiões Autónomas os órgãos de gestão das intervenções operacionais, conforme previsto, respectivamente, no n.º 2 do artigo 5.º e no n.º 1 do artigo 11.º do Decreto-Lei n.º 168/2001, de 25 de Maio.

3.º
Organismos de controlo de primeiro e segundo níveis

Os organismos a que se refere o n.º 1 do artigo 7.º do Decreto-Lei n.º 168/2001, de 25 de Maio, constam da lista em anexo à presente portaria, da qual faz parte integrante.

CAPÍTULO II
Modalidades de articulação
SECÇÃO I
Articulação entre o controlo de alto nível e o controlo de segundo nível
4.º
Planeamento anual dos controlos

1 - O ciclo de controlo de um ano (N) inicia-se no ano anterior (N - 1), com a preparação e elaboração do plano dos controlos, e encerra-se no ano subsequente (N + 1) com a apresentação do relatório anual de síntese dos controlos realizados.
2 - O planeamento anual dos controlos obedece à seguinte calendarização:

a) Durante o mês de Junho do ano (N - 1), a Inspecção-Geral de Finanças (IGF) e as entidades coordenadoras fixam, em conjunto, as linhas gerais do plano dos controlos para o ano (N), com base na informação das entidades responsáveis pelo controlo de primeiro nível, nos controlos já realizados e em curso e nos critérios de selecção das intervenções operacionais a controlar;
b) Até final de Setembro do ano (N - 1), as entidades coordenadoras remetem à IGF, de acordo com modelo a definir pelo SNC, as propostas de planos de controlos a realizar para os respectivos fundos durante o ano (N) no âmbito dos primeiro e segundo níveis;
c) Durante a 1.ª quinzena de Outubro do ano (N - 1), a IGF promove a articulação necessária entre os diferentes planos dos controlos e conclui a elaboração do plano de controlo para o ano (N).

5.º
Acompanhamento da execução do plano anual dos controlos

No prazo de 30 dias após o final de cada trimestre, as entidades coordenadoras informam a IGF sobre a execução dos controlos dos segundo e primeiro níveis, indicando, para cada acção, os desvios aos calendários iniciais e as tarefas realizadas e a realizar.

6.º
Relatório anual de síntese

1 - Para efeitos de conhecimento da actividade de controlo realizada, a IGF, até ao final de Maio do ano (N + 1), elabora o relatório anual de síntese referente ao ano (N).
2 - O relatório mencionado no número anterior deve resumir as conclusões dos controlos efectuados e conter a identificação e quantificação das amostras, as correcções financeiras e a frequência das deficiências relevantes verificadas ao nível da gestão ou do controlo, bem como uma estimativa da dimensão dos problemas e a avaliação do seu impacte financeiro nas intervenções operacionais.
3 - Para elaborarem o relatório anual de síntese, as entidades coordenadoras remetem à IGF, até 30 de Abril, o resumo de todos os controlos efectuados no ano anterior quer pelas entidades de primeiro e de segundo níveis quer pelas autoridades de pagamento.
4 - No âmbito do presente artigo, a IGF:

a) Dá conhecimento às comissões de coordenação e de gestão do QCA III da informação a enviar à Comissão Europeia nos termos da alínea seguinte;
b) Informa a Comissão Europeia, até 30 de Junho de cada ano e pela primeira vez até 30 de Junho de 2001, dos controlos efectuados no ano civil anterior, respectivos métodos e consequências, bem como, sempre que aplicável, da actualização da descrição dos sistemas implantados, nos termos do previsto no artigo 13.º do Regulamento (CE) n.º 438/2001, da Comissão, de 2 de Março.

5 - É da responsabilidade das entidades coordenadoras transmitir à IGF a informação necessária à actualização da descrição dos sistemas mencionada na alínea b) do número anterior.

SECÇÃO II
Articulação entre o controlo de segundo nível e o controlo de primeiro nível
7.º
Planeamento anual dos controlos

A actividade anual de controlo de primeiro nível é programada pelas entidades responsáveis pelo controlo de primeiro nível em conjunto com as entidades coordenadoras, de acordo com as linhas gerais mencionadas na alínea a) do n.º 2 do n.º 4.º, durante a 1.ª quinzena de Setembro do ano anterior ao qual diz respeito.

8.º
Acompanhamento da execução do plano anual dos controlos

No prazo de 15 dias após o final de cada trimestre, as entidades responsáveis pelo controlo de primeiro nível remetem às entidades coordenadoras a informação relativa à execução dos planos anuais de controlo, de acordo com o modelo por estas fornecido.

9.º
Relatório anual de síntese

Para efeitos da elaboração do relatório anual de síntese referido no n.º 6.º, as entidades responsáveis pelo controlo de primeiro nível enviam às entidades coordenadoras, até 31 de Março de cada ano, em modelo próprio, a síntese da actividade de controlo desenvolvida no ano anterior.

SECÇÃO III
Disposições específicas de articulação
10.º
Critérios de selecção, métodos e instrumentos de controlo

Os critérios de selecção para a definição das amostras na realização dos controlos, os métodos e os instrumentos de controlo, incluindo a estrutura dos relatos, são elaborados pela IGF em articulação com as entidades coordenadoras, sendo disponibilizados a todas as entidades responsáveis pelo desenvolvimento das actividades do SNC.

11.º
Operacionalização

É da responsabilidade das entidades coordenadoras, em parceria com a IGF, prestar os esclarecimentos necessários à aplicação coerente dos instrumentos de trabalho referidos no artigo anterior, promover as acções de divulgação e a formação específica necessária à sua operacionalização, bem como elaborar manuais de controlo e demais documentação que se revele necessária.

CAPÍTULO III
Fornecimento e acesso à informação
12.º
Informação subjacente ao planeamento do controlo

1 - As entidades responsáveis pela gestão nacional dos fundos estruturais devem manter actualizada a informação subjacente ao anexo IV do Regulamento (CE) n.º 438/2001, da Comissão, de 2 de Março, e disponibilizá-la às entidades coordenadoras e à IGF, para efeitos de concretização do planeamento anual das acções de controlo.
2 - A periodicidade do envio da informação referida no número anterior será acordada entre as entidades envolvidas.
3 - A IGF poderá, ainda, solicitar informação adicional às entidades coordenadoras ficando o fornecimento da mesma sujeito a modelo a acordar previamente entre as partes.

13.º
Tratamento da informação decorrente das acções de controlo

1 - As entidades que exercem funções de controlo devem dispor, de acordo com as respectivas competências, de um sistema de informação que a todo o tempo disponibilize elementos relativamente:

a) À incidência financeira dos controlos realizados;
b) Aos resultados obtidos pelas acções de controlo, designadamente quanto às recomendações formuladas e às situações de não elegibilidade e de elegibilidade duvidosa relatadas;
c) À tipologia das principais irregularidades detectadas e respectivas causas;
d) Ao tratamento de todas as irregularidades, à recuperação de fundos e à aplicação de eventuais sanções administrativas, de modo a permitir uma adequada gestão de devedores, designadamente para efeitos de contabilização actualizada dos montantes objecto de regularização nos termos do artigo 8.º do Regulamento (CE) n.º 438/2001, da Comissão, de 2 de Março;
e) A outros aspectos tidos como relevantes para o exercício do controlo e decorrentes de necessidades explícitas identificadas pelo SNC.

2 - A implementação, administração e manutenção do sistema de informação mencionado no número anterior compete às entidades coordenadoras.
3 - Os elementos referidos no n.º 1 obedecem a modelo a transmitir pela IGF em articulação com as entidades coordenadoras.
4 - Os relatos de controlo, na sua versão final, enquanto complemento da informação mencionada no n.º 1, são enviados pelas entidades responsáveis pelo controlo de primeiro nível e pelas autoridades de pagamento às entidades coordenadoras, no prazo de 30 dias após a sua elaboração.
5 - Para efeitos do presente artigo, apenas relevam como controlos de primeiro nível as acções de controlo concomitante e ou a posteriori de projectos, a executar nos termos dos n.os 3, 4 e 5 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 168/2001, de 25 de Maio.

14.º
Acesso pela IGF aos elementos de informação em suporte informático

1 - A IGF terá acesso à informação armazenada em suporte informático pelos organismos responsáveis pela gestão, acompanhamento e avaliação do QCA III, pelos organismos responsáveis pelos controlos de segundo e primeiro níveis e pelas autoridades de pagamento, considerada relevante para o exercício do controlo de alto nível.
2 - O acesso mencionado no número anterior é feito, designadamente, através da transferência dos dados por suporte informático, consulta directa ou cópia dos mesmos.
3 - Para efeitos de conhecimento dos sistemas de informação de apoio à gestão do QCA III das entidades referidas no n.º 1, a IGF terá acesso aos elementos necessários à obtenção de uma descrição completa e actualizada dos sistemas informáticos que servem de suporte ao processamento de dados.

CAPÍTULO IV
Comunicação de irregularidades
15.º
Modelo de coordenação

1 - Para cumprimento do estipulado na alínea e) do n.º 1 do artigo 38.º do Regulamento (CE) n.º 1260/99, do Conselho, de 21 de Junho, observar-se-ão os seguintes procedimentos:

a) As irregularidades detectadas e toda a informação necessária ao cumprimento das obrigações mencionadas na alínea d) do n.º 1 do artigo 13.º do presente diploma legal são transmitidas imediatamente após a elaboração dos relatórios de controlo, através de suportes adequados, às entidades coordenadoras e às autoridades de pagamento;
b) As entidades coordenadoras, após o desenvolvimento das diligências consideradas necessárias, enviam à IGF os elementos correspondentes ao cumprimento das obrigações decorrentes do Regulamento (CE) n.º 1681/94, da Comissão, de 11 de Julho.

2 - Os elementos a que se refere a alínea b) do número anterior, são enviados:

a) Nos 15 dias imediatos ao termo de cada trimestre, no que respeita às informações necessárias ao cumprimento do disposto nos artigos 3.º e 5.º do Regulamento (CE) n.º 1681/94, da Comissão, de 11 de Julho;
b) Imediatamente, no que diz respeito às informações previstas no n.º 2 do artigo 2.º e no artigo 4.º do mesmo Regulamento.

3 - Previamente ao envio à Comissão Europeia, o conteúdo das comunicações de irregularidades é transmitido, pela IGF, ao Ministro das Finanças e aos membros do Governo com responsabilidades de tutela sobre as autoridades de pagamento.
4 - A IGF dará conhecimento aos Ministros da Justiça e dos Negócios Estrangeiros e às comissões de coordenação e de gestão do QCA III, do teor das comunicações enviadas à Comissão Europeia.

CAPÍTULO V
Disposições finais
16.º
Disponibilização e manutenção de informação

1 - A informação prevista no n.º 5.º, no n.º 3 do n.º 6.º, no n.º 8.º e no n.º 9.º passará a ser transmitida através do sistema de informação a que se refere o n.º 13.º, logo que o mesmo esteja operacional.
2 - As entidades que exercem funções de controlo conservarão na sua posse, durante o período previsto no n.º 6 do artigo 38.º do Regulamento (CE) n.º 1260/99, do Conselho, de 21 de Junho, os documentos subjacentes à elaboração do relatório anual de síntese, nomeadamente os relatos dos controlos e a documentação complementar.
3 - Do dossier do projecto controlado constará sempre a menção da acção de controlo em que o mesmo foi envolvido, a sua referência e data.

17.º
Vigência

A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

Em 18 de Junho de 2001.
O Ministro de Estado, Jaime José Matos da Gama. - O Ministro da Presidência, Guilherme d'Oliveira Martins. - O Ministro dos Negócios Estrangeiros, Jaime José Matos da Gama. - O Ministro da Defesa Nacional, Júlio de Lemos de Castro Caldas. - O Ministro da Administração Interna, Henrique Nuno Pires Severiano Teixeira. - O Ministro das Finanças, Joaquim Augusto Nunes Pina Moura. - Pelo Ministro do Equipamento Social, José António Fonseca Vieira da Silva, Secretário de Estado das Obras Públicas. - O Ministro da Justiça, António Luís Santos Costa. - O Ministro da Economia, Mário Cristina de Sousa. - A Ministra do Planeamento, Elisa Maria da Costa Guimarães Ferreira. - O Ministro da Agricultura, do Desenvolvimento Rural e das Pescas, Luís Manuel Capoulas Santos. - O Ministro da Educação, Augusto Ernesto Santos Silva. - A Ministra da Saúde, Maria Manuela de Brito Arcanjo Marques da Costa. - O Ministro do Trabalho e da Solidariedade, Paulo José Fernandes Pedroso. - O Ministro do Ambiente e do Ordenamento do Território, José Sócrates Carvalho Pinto de Sousa. - Pelo Ministro da Cultura, João Alexandre do Nascimento Baptista, Secretário de Estado da Cultura. - O Ministro da Ciência e da Tecnologia, José Mariano Rebelo Pires Gago. - O Ministro da Reforma do Estado e da Administração Pública, Alberto de Sousa Martins. - O Ministro da Juventude e do Desporto, José Manuel Lello Ribeiro de Almeida.

ANEXO
(a que se refere o artigo 3.º)

(ver quadro no documento original)