Presidência do Conselho de Ministros e Ministério das Finanças e do Plano
Portaria n.º 133/80
de 26 de Março
(Revogado pela alínea b) artigo 42.º do Decreto-Lei n.º 41/84 de 3 de Fevereiro)

O contrôle do aumento de efectivos não pode deixar de ser uma preocupação da Administração. Com efeito, o crescimento desregrado do pessoal ao serviço do Estado, no sector público administrativo, leva necessariamente à frustração pessoal resultante das situações de subemprego e à diminuição de produtividade dos funcionários e agentes, com a consequente deterioração progressiva do seu estatuto económico-social, apesar do constante aumento dos encargos sociais.
Uma profunda reflexão sobre esta matéria levou à conclusão de ser necessário actuar simultaneamente em dois campos: o da elaboração e apreciação dos diplomas orgânicos e o das admissões de pessoal.
É um facto notório a profusão de leis orgânicas aparecidas nos últimos anos e as suas sucessivas alterações. Mas, as mais das vezes, esta legislação outra coisa não visa que não seja o empolamento quantitativo e qualitativo dos quadros de pessoal e o aumento de efectivos através de vias como a da possibilidade de contratar pessoal além do quadro ou em regime de prestação eventual de serviço, sendo omissas ou ficando em plano secundário a identificação das actividades desenvolvidas e a definição dos objectivos prosseguidos.
Esta legislação permissiva é em grande parte responsável pelo crescimento desregrado dos efectivos. Impôs-se, por isso, disciplinar o processo de elaboração dos diplomas orgânicos, aliás na peugada dos Decretos-Leis n.ºs 362/75 e 59/76, nos quais já se determinava a submissão dos projectos a pareceres da Secretaria de Estado responsável pela Administração Pública e do Ministério das Finanças. Só que agora avançou-se mais, gizando um sistema de fundamentação padronizada dos projectos, através da resposta a questionários uniformes que os serviços proponentes devem preencher, integrando na informação um conjunto de dados que lhes permita, a eles, a conveniente ponderação dos projectos (auto-contrôle), e aos seguintes escalões de consulta e de decisão, a formulação de juízos de valor sobre as propostas (hetero-contrôle: numa primeira instância, ainda de carácter intraministerial, feito pelos serviços que no Ministério se ocupam das funções, organização e pessoal; numa segunda instância, apreciação extraministerial, a levar a efeito pela Secretaria de Estado da Reforma Administrativa e pelo Ministério das Finanças e do Plano).
Para além da sua repercussão no sustamento da actual tendência para o exagerado crescimento de efectivos, espera-se que este condicionamento ponha travão à já aludida avalanche de diplomas orgânicos de uma Administração que tem estado mais virada para si própria do que para os seus utentes.
Mas, se se ficasse pelas medidas antes referidas, só a muito longo prazo se conseguiria alcançar o objectivo principal do contrôle do aumento de efectivos, pois as leis vigentes são uma porta aberta suficiente para obstar à consecução daquela finalidade.
Impôs-se, por isso, gizar também um condicionamento das admissões mais eficaz que o actual.
É certo que já existe um certo condicionamento, resultante do Decreto-Lei n.º 656/74, de 23 de Novembro, reformulado pelo Decreto-Lei n.º 294/76, de 24 de Abril, e ampliado pelos Decretos-Leis n.ºs 819/76, de 12 de Novembro, e 175/78, de 13 de Julho. Mas este condicionamento não corresponde a um verdadeiro sistema de contrôle do aumento de efectivos. Visou apenas a criação de condições favoráveis à absorção de excedentes de pessoal do quadro geral de adidos, não obedecendo a critérios de gestão de recursos humanos. E mesmo nessa perspectiva, os desvios ou as fugas ao mecanismo das consultas ao quadro geral de adidos, e ultimamente a rarefacção de efectivos naquele quadro, designadamente em relação às categorias mais comuns na Administração, fizeram aumentar sucessivamente as respostas negativas do Serviço Central de Pessoal, com o correspondente recurso a admissões de indivíduos não vinculados à função pública.
Foi isso que levou à publicação do Decreto-Lei n.º 439-A/77, de 25 de Outubro, que colocou no âmbito da competência do Ministro das Finanças a responsabilidade final sobre toda e qualquer nova admissão. Mas a respectiva apreciação e decisão têm sido prejudicadas pela escassez dos elementos de valoração e pela fluidez do contrôle intraministerial. A inexistência de critérios técnicos, ou pelo menos comuns, no processo de admissões impede a implementação de uma política de gestão de recursos humanos, favorecendo o aparecimento de excedentes nuns serviços e mantendo outros deficitários em matéria de efectivos.
Assim se entendeu que a decisão sobre novas admissões por parte do membro do Governo responsável deve apoiar-se em parecer técnico dos serviços que no respectivo Ministério se ocupam das funções organização e pessoal e que as correspondentes propostas devem ser fundamentadas através de respostas a quesitos que permitam um juízo de valor sobre a sua inadiabilidade, de tal modo que essas admissões, particularmente quando respeitem a indivíduos não vinculados à função pública, só se verifiquem depois de esgotados todos os meios de organização e pessoal, designadamente os excedentes de pessoal do quadro geral de adidos, aspecto este último que só é inovatório no processo.
Nestes termos, regulamentando o que dispõem os artigos 2.º, n.º 1, alínea c), 6.º, 9.º e 10.º do Decreto-Lei n.º 35/80, de 14 de Março:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelos Secretários de Estado da Reforma Administrativa e do Orçamento:

I - Dos diplomas orgânicos

1.º Os diplomas que estruturem ou reestruturem serviços da Administração Pública Central deverão:

a) Conter uma clara e correcta definição dos objectivos a prosseguir;
b) Identificar as actividades indispensáveis para os atingir.

2.º Os diplomas a que se refere o número anterior deverão ser sistematizados da seguinte forma:

a) Serviços dependentes:
Capítulo I - Natureza e atribuições.
Capítulo II - Órgãos e serviços.
Capítulo III - Pessoal.
Capítulo IV - Disposições gerais e transitórias.
b) Serviços autónomos:
Capítulo I - Natureza e atribuições.
Capítulo II - Órgãos e serviços.
Capítulo III - Gestão financeira e patrimonial.
Capítulo IV - Pessoal.
Capítulo V - Disposições gerais e transitórias.

3.º Os projectos de diplomas orgânicos ou de simples alteração de quadros de pessoal dos serviços devem ser acompanhados de estudo da sua real necessidade e oportunidade, da estimativa de custos e sua cobertura.

4.º Sempre que os projectos venham a implicar aumento de efectivos, importará demonstrar que as missões cometidas ou a cometer aos serviços são necessárias e inadiáveis, e que a sua prossecução, com um grau de eficácia aceitável, importa necessariamente uma variação nos efectivos ou que, em termos de custo/benefício, tal variação é vantajosa.

5.º Os projectos referidos no n.º 3.º deverão ser acompanhados do impresso modelo RE/2; o modelo RE/4, além de outros elementos julgados úteis para apreciação, acompanhará igualmente os projectos sempre que se não trate de serviço a criar; o modelo RE/1 constituirá a folha de rosto do processo.

6.º Os referidos modelos, em anexo à presente portaria, deverão ser correcta e totalmente preenchidos, sendo as respectivas informações passíveis de verificação.

7.º Os projectos a que se refere o n.º 3.º, acompanhados dos citados elementos de apreciação, serão objecto de parecer técnico dos serviços que, no Ministério, se ocupam das funções organização e pessoal, independentemente da sua designação, antes de serem presentes ao respectivo Ministro.

8.º A apreciação dos processos e os despachos ministeriais que sobre eles recaírem referir-se-ão expressamente aos aspectos mencionados no n.º 3.º

9.º Os processos serão remetidos à Secretaria de Estado da Reforma Administrativa e, posteriormente, ao Ministério das Finanças e do Plano para efeitos de parecer.

10.º O prazo de apreciação só será observado em relação aos projectos que se encontrem devidamente fundamentados de acordo com o previsto na presente portaria.

11.º Por escrito ou por contacto directo, poderão sempre a Secretaria de Estado da Reforma Administrativa e o Ministério das Finanças e do Plano solicitar elementos adicionais de apreciação e, se necessário, estudar os problemas localmente, para o que os serviços fornecerão todo o apoio.

12.º Os projectos de diplomas só serão presentes ao Conselho de Ministros ou aos Ministros competentes, para assinatura, quando já tenham os pareceres favoráveis previstos no n.º 9.º e devem ser acompanhados de todos os elementos de apreciação e pareceres técnicos emitidos.

II - Das admissões de pessoal

13.º Toda a proposta de admissão de pessoal deve ser precedida do estudo da sua real necessidade.

14.º Quando não possa evitar-se o recrutamento, só depois de esgotados todos os meios de recrutamento interno na função pública é que se deverá considerar a admissão de pessoal a ela não vinculado.

15.º As propostas referidas no n.º 13.º deverão ser formalizadas no impresso modelo RE/3; o modelo RE/4 acompanhará uma ou várias propostas, devendo ser complementado por todos os elementos julgados úteis a uma correcta apreciação; o modelo RE/1 constituirá a folha de rosto do processo.

16.º Os referidos impressos deverão ser correcta e totalmente preenchidos, sendo as respectivas informações passíveis de verificação.

17.º Antes de serem presentes ao respectivo Ministro, todas as propostas devem ser objecto de parecer técnico dos serviços que, no Ministério, se ocupam das funções organização e pessoal.

18.º Na apreciação das propostas, e nos despachos ministeriais que sobre elas recaírem, devem encarar-se todas as hipóteses de mobilidade do pessoal.

19.º As propostas que prevejam uma relação de trabalho superior a três meses e respeitem a categorias não descongeladas, nos termos do artigo 6.º do Decreto-Lei n.º 356/77, de 31 de Agosto, uma vez sancionadas pelo Ministro competente, devem ser remetidas, com os elementos indicados no n.º 15.º, ao quadro geral de adidos, para consulta sobre excedentes de pessoal, nos termos do artigo 53.º do Decreto-Lei n.º 294/76, de 24 de Abril, na redacção do Decreto-Lei n.º 819/76, de 12 de Novembro.

20.º Em caso de resposta negativa do quadro geral de adidos, se se considerar inadiável o recurso à admissão de pessoal não vinculado à função pública, o Ministro responsável ordenará a remessa do processo ao Ministério das Finanças e do Plano para efeito do despacho exigido pelo artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 439-A/77, de 25 de Outubro.

21.º O processo irá depois, completo, a visto do Tribunal de Contas.

22.º O Ministério das Finanças e do Plano, em relação aos processos que lhe sejam remetidos ao abrigo do n.º 20.º, poderá solicitar parecer técnico à Secretaria de Estado da Reforma Administrativa, o que implica a interrupção do prazo previsto no artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 439-A/77, nos termos do n.º 2 do Despacho Normativo n.º 229/77, de 18 de Novembro, publicado no Diário da República, 1.ª série, de 5 de Dezembro de 1977.

23.º O serviço ou núcleo de técnicos a quem o Secretário de Estado da Reforma Administrativa cometer a emissão de parecer previsto no n.º 22.º poderá contactar directamente com os serviços proponentes e, se necessário, estudar as propostas localmente, para o que os aludidos serviços fornecerão todo o apoio.

24.º É revogado o n.º 5 do Despacho Normativo n.º 167/79, de 4 de Julho, publicado no Diário da República, 1.ª série, de 19 de Julho de 1979.

Secretarias de Estado da Reforma Administrativa e do Orçamento, 19 de Março de 1980. - O Secretário de Estado da Reforma Administrativa, Carlos Martins Robalo. - O Secretário de Estado do Orçamento, António Jorge de Figueiredo Lopes.

O Secretário de Estado da Reforma Administrativa, Carlos Martins Robalo. - O Secretário de Estado do Orçamento, António Jorge de Figueiredo Lopes.